现在一提“效率神器”，大家耳熟能详的基本是：Notion、Todoist、ChatGPT、飞书、Slack这些。但其实，在这些大牌应用之外，还有很多“小众但好用”、“冷门但硬核”的宝藏工具，在一些特定场景下简直堪称外挂。
我今天就跟你唠唠我自己用过、收藏过的11款冷门但真心推荐的效率类软件。不是跟风安利，而是真用后才敢推荐。
1.Raycast—— 让你Mac变“终端外挂”的神级启动器
说得夸张点，Raycast能把你的Mac效率提高三倍。
你可以把它理解成“更强大的Spotlight”。但它不是搜索文件那么简单，它可以：
直接运行脚本、快捷指令（打开VPN、切换分辨率、查汇率等）
管理剪贴板历史（找回几分钟前复制的内容）
查天气、翻译、算数学
控制各种App：Slack、Linear、Notion、Github等
安装插件扩展：比如“翻译当前网页”、“定时关机”等
我身边一位程序员朋友说：
用了Raycast之后，鼠标都不想碰了，手离开键盘就觉得在浪费时间。
目前只支持Mac，如果你是Win用户，替代方案推荐 [Wox] 或 [PowerToys Run]。
2.Toggl Track—— 时间去哪儿了，一清二楚
很多人做完一天工作，脑子一片混乱： “我到底忙了啥？”
Toggl Track 就是帮你追踪每一分钟花在哪儿的神器。
它的核心功能就是：计时 + 分类。 比如你可以设定：
“上午9:00开始写报告” → 一键启动
“10:30接客户电话” → 切换到另一个任务
下班后你打开报表，它会告诉你今天在“写作”、“开会”、“瞎逛网页”上分别花了多少时间。
长期坚持几天，你会发现——自己的时间分布其实很不合理，然后慢慢调整。
它还支持团队用法，管理者可以看到整个团队的时间投入，超级适合远程协作团队。
3、简道云—— 你不懂编程也能搭系统的“无代码神器”
东西已经整理好了，可以直接用：
说到提高工作效率，我们很多时候其实不是缺工具，而是缺“符合我们业务逻辑的工具”。比如：
Excel表格太乱了，但又没办法做成系统
想搭个进销存系统、客户登记表、审批流程，结果要靠IT、靠外包
想统一团队数据录入和流程管理，但根本没人愿意维护
这种时候，简道云就特别像“救命稻草”。
它的定位就是：
“你不懂技术，也能搭出属于你自己的系统”
我第一次接触简道云，是一个做电商的朋友，他团队不到10人，但每天有几百个订单、几十个供应商、几千条SKU。他用简道云搭了：
自动化的商品上架表单
销售数据汇总看板
客户反馈处理流程
入库、出库、库存实时同步
这些在传统公司可能需要请外包做个ERP系统，现在他一个人用拖拉拽就搭出来了。每一步都能设置权限、流程、触发条件。
简道云适合什么人用？
中小企业老板：不想花大钱做系统，但又想规范流程
人力资源、行政、运营、销售等非技术岗位
自己创业的个人，想搭内部CRM、审批流、打卡系统、数据收集表等等
简道云还有几个亮点功能：
强大的数据表单设计：字段类型非常丰富（下拉、子表、图片、地理位置、文件上传……）
流程引擎：设置谁审批、什么时候触发下一步，复杂流程也能拖出来
仪表盘和图表：你可以生成数据图表看趋势，比如报名人数折线图、月度增长柱状图
多端同步：PC端搭建，手机端也能访问，适合一线员工录入
它不是来替代某个软件的，而是帮你把杂乱的业务流程“系统化”。有点像你手里有一堆零件，简道云给你一块拼图板，让你能把流程、表单、数据、自动化整合在一起，变成一个“你专属的ERP”。
而且它的“入门门槛特别低”，你只要会用Excel，就能搭得起来。
4.Motion—— 会自己安排日程的AI日历助手
你是不是经常“写了待办，但不知道哪时候做”？ 每天一堆To-do，打开日历一看，一堆会议，时间全冲突。
Motion 就是来解决这个问题的。
它的核心理念是：
不只是提醒你做事，而是主动帮你排时间表。
你只要把任务丢进去，它会根据你的空闲时间、任务优先级、截止时间，自动塞到你的日历上。 而且，如果你中途临时有会议，它还能智能调整整个计划。
这个逻辑特别适合“日程被各种会议切割”的上班族，能让你不再“光计划不执行”。
5.Readwise+Reader—— 把你看过的内容变成“永久记忆”
读书、刷文章、看PDF，我们每天接收很多信息，但几乎都过眼云烟。 Readwise + Reader 是一套组合拳，让你**“看的东西不白看”**。
Reader 是干嘛的？
它是一个阅读器，把你所有的阅读内容集中到一起：
Readwise 是干嘛的？
它负责“抓住你划的重点”，并定期用间隔重复算法，帮你复习这些内容。
比如你在看文章时划了一句重点，Readwise会在接下来的几天里自动推送这句话来复习。 就像是有个助手在旁边天天给你温故知新。
长期下来，你会发现自己的知识真的“吸收”进来了。
6.Magnet（Mac）或Microsoft PowerToys（Win）—— 窗口管理神器
你打开10个窗口，切来切去，心烦意乱？ Magnet（Mac） 和 PowerToys（Win） 就是专门解决这个问题的。
它们能做到：
按快捷键快速把窗口贴到左边、右边、上方、四分之一区域
预设窗口布局，比如“左边开Excel，右边开浏览器”
防止桌面乱成一锅粥
别小看这个功能，我有段时间写报告、查资料、聊天全靠这类窗口管理插件，省掉至少30%的鼠标点击时间。
7.CleanShot X—— 截图录屏的终极形态（Mac）
自带截图功能是不是太简陋？ CleanShot X 简直是截图界的“爱马仕”。你可以：
截图后直接标注（箭头、马赛克、文字说明）
录屏支持麦克风、摄像头，还能自动生成GIF
截图后自动上传，生成链接，一键分享
有“滚动截图”，网页一整页轻松拿下
它适合的场景太多了： 写教程、做反馈、项目沟通、客户演示……
如果你是视觉表达多的工作者，这个工具值回票价。
8.Bardeen—— 你不会写代码，也能玩自动化
如果你觉得Zapier太复杂，或者想要“更直观的操作自动化”，Bardeen 非常适合你。
它基于浏览器（Chrome插件），一边操作一边录制，然后就能自动重复做这件事。
比如：
你每天都要复制某个网站的数据 → 用Bardeen录一遍 → 以后自动运行
你想每次打开某个项目页面就自动发送通知 → 设个触发规则就行
关键是，它不需要你懂代码，只要拖拽逻辑块。
我朋友用Bardeen来“自动抓取招聘网站上的新职位，每天早上发到Slack”。他自己都说：“以前一个小时的手动活，现在5秒钟自动搞定。”
9.Cron—— 最美、最懂你的日历应用
你可能觉得谷歌日历已经够用了？那你试试 Cron。
它的目标就是做“真正现代化的日历”，特点是：
极简极美，界面清爽
拖拽任务排时间，日程调整超方便
支持多个时区，适合跨国工作
能和Notion、Zoom、Slack打通
我特别喜欢它“点一下就能发会议链接”，和“加入会议前自动提醒打开文档”的功能。 不是花哨，是细节真的想得周到。
10.Alfred（Mac）—— 用键盘统治一切
如果你已经习惯Mac，那你一定要装 Alfred。 这是一个“效率宅必备的快捷操作工具”。
它能做到：
搜文件、网页、联系人，比Spotlight快得多
建立快捷操作，比如输入“gg 空格关键词”直接Google搜索
自动剪贴板历史保存
编写自定义脚本/Workflow（比如一键清理桌面）
说白了就是，你几乎可以不用鼠标了，全靠键盘操作所有工作。
11.Heptabase—— 思维导图+卡片笔记的结合体
最后推荐一个比较少人知道但超级硬核的笔记软件：Heptabase。
它是介于 Obsidian + 思维导图 + 白板工具 的结合体。
适合人群：
思考逻辑型工作者（产品、运营、研究、写作）
需要做卡片笔记和结构梳理的人
讨厌“线性笔记”，更喜欢“空间感”的知识组织
你可以把每个笔记作为卡片，放在不同的白板上，然后把不同笔记卡片“串联起来”，构建一个立体的知识图谱。
用一句话总结就是：它是一个更具“脑图感”的Obsidian。
结语：冷门工具，往往才是最贴合你实际需求的宝藏
主流工具当然强大，但也容易被“功能过载”或“同质化”绑架。而这些相对冷门的小工具，往往更专注、更高效、更优雅，适合精准解决某一个痛点。
当然，工具只是手段，核心还是你自己的节奏、逻辑、专注力。
但如果你愿意试着换一换方式，把重复的事交给自动化，把杂乱的信息整理清楚，把效率卡点变成顺滑的流程——你会发现，每天真的更从容了。
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